Αποτελεσματική Ανάθεση Εργασίας ή Αποτελεσμάτων

Η αποτελεσματική ανάθεση εργασίας αποτελεί ένα σημαντικότατο εργαλείο για τον Προϊστάμενο.

Πολλοί προϊστάμενοι αδυνατούν να αναθέσουν αποτελεσματικά στους υφιστάμενους τους για τους εξής κύριους λόγους:

• Δεν εμπιστεύονται τις ικανότητες των υφισταμένων τους.
• Θεωρούν ότι είναι καλύτερο να κάνουν οι ίδιοι την εργασία του υφιστάμενου τους έτσι ώστε να την κάνουν αποτελεσματικότερα. Είναι η αίσθηση του αναντικατάστατου.
• Δεν βρίσκουν χρόνο για να αναθέσουν αποτελεσματικά.
• Δεν θα κάνει ο υφιστάμενος την εργασίας όπως θα την κάνω εγώ.

Και οι 4 πιο πάνω λόγοι είναι ουσιαστικοί αλλά και ταυτόχρονα αποτελούν και μέρος της λύσης του προβλήματος.

Το πιο κάτω σχεδιάγραμμα απεικονίζει τον φαύλο κύκλο της ανάθεσης και περιέχει τους 4 πιο πάνω λόγους:

Καταρχάς να ξεκινήσω με μια θεμελιώδη διόρθωση. Δεν αναθέτουμε εργασίες αλλά αναθέτουμε επίτευξη αποτελεσμάτων.

Το κάθε επιθυμητό αποτέλεσμα προσδιορίζεται κατά τρόπο συγκεκριμένο και μετρήσιμο, σε μια προθεσμία που συμφωνείται.

Όταν αναθέτεις επίτευξη συγκεκριμένων και μετρήσιμων αποτελεσμάτων, η μέθοδος και η διαδικασία που θα ακολουθήσει ο υφιστάμενος είναι δευτερευούσης σημασίας νοουμένου ότι θα επιτευχθεί το επιθυμητό αποτέλεσμα.  (Λόγοι 4 και 2 πιο πάνω)

Για να πετύχει ένας άνθρωπος το οποιοδήποτε αποτέλεσμα, χρειάζεται ικανότητές/δεξιότητες.

Η ικανότητα ευρίσκεται στην τομή 3 συνιστωσών: την Γνώση, την Πρακτική και την Δυνατή Θέληση:

Ως εκ τούτου, όταν ένας προϊστάμενος αναθέτει αποτελεσματικά σε ένα υφιστάμενο, σκέφτεται τις ικανότητες του υφιστάμενου του.

Έχει τις απαιτούμενες γνώσεις;

Έχει εμπειρία / πρακτική;

Αναλόγως των απαντήσεων πιο πάνω σχεδιάζει κατάλληλη εκπαίδευση είτε απόκτησης γνώσεων στο αντικείμενο είτε πρακτικής, επί το έργο (on the job) εκπαίδευσης.

Η εκπαίδευση ως πιο πάνω των ανθρώπων απαιτεί χρόνο. Ο χρόνος αυτός όμως είναι επένδυση αφού στο τέλος της εκπαίδευσης, ο υφιστάμενος θα μπορεί να αναλάβει εργασίες που μέχρι σήμερα εκτελούσε ο Προϊστάμενος έτσι ώστε ο Προϊστάμενος να ελευθερώσει τον χρόνο αυτό για σημαντικότερα ζητήματα / αποτελέσματα.

Η όλη ανάθεση εργασίας περιλαμβάνεται στην Αρχή Αποτελεσματικότητας της Δημιουργίας Σχέσης Αμοιβαίου Οφέλους η οποία κτίζεται μέσα από 5 βήματα:

1. Καθορισμός και συμφωνία επιθυμητού αποτελέσματος μεταξύ Προϊσταμένου, Υφισταμένου.
2. Συμφωνία στους πόρους που θα απαιτηθούν για επίτευξη του αποτελέσματος.
3. Παροχή εκπαίδευσης και καθοδήγησης για ανάπτυξη των ικανοτήτων που απαιτούνται για επίτευξη αποτελέσματος.
4. Καθορισμός και συμφωνία σε πλαίσιο λογοδοσίας και αποτίμησης.
5. Σχεδιασμός Συνεπειών – Θετικών (κίνητρα) όταν επιτυγχάνεται το επιθυμητό αποτέλεσμα και Αρνητικών (αντικίνητρα) όταν δεν επιτυγχάνεται.

Έτσι με το τελευταίο βήμα πιο πάνω δημιουργείται και η 3 συνιστώσα της ικανότητας που είναι η δυνατή θέληση.

Τα 5 βήματα ανάπτυξης Σχέσης Αμοιβαίου Οφέλους στην ουσία επιλύουν και τους 4 λόγους / εμπόδια στην ανάθεση που αναφέρθηκαν πιο πάνω.

Αν θέλετε να αναπτύξετε τις πιο πάνω δεξιότητες τότε εγγραφείτε στο σεμινάριο “Ανάθεση Εργασίας για Διευθυντές, Προϊσταμένους, Supervisors” που έχουμε ετοιμάσει για εσάς.

Yiannakis Mouzouris
Strategy and Performance Management
Expert / Business Consultant / Trainer
B.Sc. Mechanical Engineering
M.Sc.Engineering Management, US