Case Study: Η Έλλειψη Ευθυγράμμισης στην Εταιρεία ALPHA TRADE LTD
Η ALPHA TRADE LTD είναι μια εμπορική εταιρεία που διανέμει βιομηχανικά αναλώσιμα και ανταλλακτικά σε πελάτες σε όλη την Ελλάδα και Κύπρο. Απασχολεί 45 άτομα και διαθέτει τμήματα πωλήσεων, αγορών, αποθήκης, διανομής και οικονομικών. Παρόλο που διαθέτει ένα μηχανογραφημένο σύστημα ERP, η διοίκηση παρατηρεί συχνές καθυστερήσεις στις παραδόσεις, χαμηλή ικανοποίηση πελατών και απώλεια πωλήσεων.
Το Πρόβλημα
Ένα πρωί, ο Διευθυντής Πωλήσεων δέχεται τηλεφώνημα από μεγάλο πελάτη που ζητά άμεση παράδοση συγκεκριμένων προϊόντων. Ο πωλητής επιβεβαιώνει την παραγγελία, βασιζόμενος στα στοιχεία διαθεσιμότητας που εμφανίζει το ERP. Όμως, την επόμενη μέρα, η αποθήκη ενημερώνει ότι το απόθεμα δεν υπάρχει.
Μετά από διερεύνηση, αποκαλύπτονται τα εξής:
- Το ERP δεν είχε ενημερωθεί για παραλαβή 3 φορτίων από προμηθευτές, επειδή ο υπεύθυνος αγορών δεν καταχώρησε τις ποσότητες έγκαιρα. Επίσης, λόγω μη φυσικού ελέγχου αποθεμάτων τα αποθέματα ανά κωδικό δεν είναι ορθά συστημικά.
- Η αποθήκη συνέχισε να διαθέτει προϊόντα βασιζόμενη σε χειρόγραφα δελτία, με αποτέλεσμα να διαφέρει το φυσικό απόθεμα από το λογιστικό.
- Η διανομή καθυστέρησε την παράδοση άλλων πελατών, καθώς το πρόγραμμα δρομολογίων δεν είχε συντονιστεί με το νέο ωράριο λειτουργίας της αποθήκης.
- Οι πωλητές συνέχισαν να δεσμεύουν προϊόντα στο σύστημα χωρίς να υπάρχει φυσικό απόθεμα.
- Το λογιστήριο εξέδωσε τιμολόγια για παραδόσεις που τελικά δεν πραγματοποιήθηκαν.
Αίτια Έλλειψης Ευθυγράμμισης
- Απουσία κοινής πληροφόρησης και ενημέρωσης δεδομένων.
- Έλλειψη κοινών στόχων μεταξύ τμημάτων.
- Ανεπαρκής επικοινωνία μεταξύ τμημάτων.
- Έλλειψη διαδικασιών διασταύρωσης και ελέγχου.
Επιπτώσεις στην Επιχείρηση
- Καθυστερήσεις και ακυρώσεις παραγγελιών.
- Απώλεια εμπιστοσύνης πελατών και φθορά της φήμης της εταιρείας.
- Χαμηλότερα έσοδα και μειωμένο περιθώριο κέρδους.
- Σύγκρουση και κατηγορίες μεταξύ τμημάτων.
- Αύξηση λειτουργικού κόστους λόγω διπλής εργασίας και λαθών.
Η Παρέμβαση
- Ευθυγράμμιση στρατηγικών στόχων όλων των τμημάτων με βάση το Balanced Scorecard.
- Καθιέρωση εβδομαδιαίων cross-functional meetings Πωλήσεων – Αποθήκης – Αγορών – Διανομής.
- Επανασχεδιασμός διαδικασίας Order-to-Delivery με σαφή ροή ενεργειών και υπευθυνοτήτων (RACI model).
- Ενοποίηση δεδομένων ERP και εκπαίδευση προσωπικού για άμεση ενημέρωση αποθεμάτων.
- Εισαγωγή κοινών KPI: Accuracy of stock, On-time delivery, Order fulfillment rate, Customer satisfaction.
- Εφαρμογή διαδικασίας ελέγχου αποθεμάτων για ακρίβεια φυσικού με συστημικό απόθεμα.
Αποτελέσματα
Μέσα σε 3 μήνες, τα λάθη στις παραδόσεις μειώθηκαν κατά 60%, η ικανοποίηση πελατών αυξήθηκε κατά 25%, και οι πωλήσεις ανέβηκαν κατά 12%. Οι ομάδες άρχισαν να λειτουργούν συντονισμένα και όχι ως ξεχωριστά τμήματα.
Συμπέρασμα
Η περίπτωση αυτή δείχνει ότι η ευθυγράμμιση δεν είναι απλώς επικοινωνία — είναι η σύνδεση όλων των λειτουργιών, διαδικασιών και στόχων γύρω από έναν κοινό σκοπό και μια κοινή πραγματικότητα δεδομένων.
Yiannakis Mouzouris
Strategy and Performance Management
Expert / Business Consultant / Trainer
B.Sc. Mechanical Engineering
M.Sc.Engineering Management, US