Πολλές φορές όταν αναφέρομαι σε παρεμβάσεις στην οργάνωση και δομή μιας επιχείρησης στα πλαίσια εφαρμογής του μοντέλου στρατηγικής διαχείρισης της απόδοσης, αυτό βγάζει τα στελέχη έξω από την ζώνη άνεσης τους και τους φοβίζει.
Εκλαμβάνουν τις παρεμβάσεις αυτές ως τεράστιες αλλαγές στην ιεραρχία, στο status και στην εκχώρηση εξουσιών.
Για να διασκεδάσω τέτοιες ανησυχίες, εξηγώ πιο κάτω το είδος των παρεμβάσεων.
Διαχωρισμός “Ιεραρχίας” από “Τρόπο Λειτουργίας”
- Η ιεραρχία δεν χρειάζεται να αλλάξει για να γίνει η εταιρεία πιο agile.
- Το agile αφορά τον τρόπο επικοινωνίας, συνεργασίας, λήψης αποφάσεων και εκτέλεσης, όχι το οργανόγραμμα.
- Άρα η αλλαγή γίνεται στα meetings, στα workflows και στον προσδιορισμό των KPIs και των OKRs και όχι στους τίτλους και στις θέσεις.
Εισαγωγή μικρών, συχνών, γρήγορων κύκλων εργασίας (sprints)
Χωρίς να αλλάξει καμία θέση ή τμήμα:
- Κάθε τμήμα κρατά την ιεραρχία του (Manager → Supervisor → Team).
- Αλλά εισάγουμε 15–20λεπτα εβδομαδιαία sprint meetings για:
- Check-in προόδου
- Καθάρισμα προτεραιοτήτων στην βάση των OKRs
- Λήψη μικρών γρήγορων αποφάσεων
- Αφαίρεση εμποδίων
Το sprint είναι το εργαλείο που κάνει την ιεραρχία πιο γρήγορη, όχι πιο “επίπεδη”.
Ο σχεδιασμός και η εκτέλεση αυτών των sprint meetings έχει τεράστια σημασία. Εχω συμμετάσχει σε πολλές συναντήσεις τέτοιας μορφής σε επιχειρήσεις οι οποίες ήταν εντελώς αναποτελεσματικές και αποθαρρυντικές για τους συμμετέχοντες.
Cross-functional συνεργασία χωρίς αλλαγή ρόλων
Δεν αλλάζουμε τη δομή. Αλλά:
- Δημιουργούμε μικρές διατμηματικές ( cross-functional) ομάδες έργου (task forces) για 1-4 εβδομάδες.
- Κάθε ομάδα έργου κρατά τον δικό της προϊστάμενο από το τμήμα του.
- Οι ρόλοι στις ομάδες έργου είναι λειτουργικοί και προσωρινοί, όχι ιεραρχικοί.
Παράδειγμα:
Για βελτίωση παραγγελιοληψίας → συμμετέχουν 1 από Πωλήσεις, 1 από Logistics, 1 από Finance, χωρίς αλλαγή οργανόγραμματος.
Μεταφορά ευθύνης για τα αποτελέσματα πιο κοντά στη βάση — όχι της εξουσίας
Η ευθύνη για:
- KPIs
- OKRs
- Action plans
…μοιράζεται στο επίπεδο των ομάδων, ενώ:
Η τελική εξουσία και η αξιολόγηση μένουν στη διοίκηση.
Άρα:
- Περισσότερη δράση κάτω
- Ίδιο επίπεδο εξουσίας πάνω
Έτσι δεν απειλείται κανείς.
Καθιέρωση διαφάνειας και εβδομαδιαίας πληροφόρησης
Το agile χρειάζεται γρήγορη πληροφόρηση, όχι αλλαγή ιεραρχίας.
Άρα:
- Mini dashboards ανά τμήμα
- KPIs ανανεώνονται κάθε εβδομάδα
- Σύντομες άμεσες αναφορές σε managers
- Ορισμός 3–5 weekly priorities per team
Όταν η πληροφορία “τρέχει”, η εταιρεία γίνεται agile χωρίς να αλλάζει δομές.
Εξουσιοδότηση μικρών αποφάσεων στις ομάδες
Χωρίς να αλλάξει ο τίτλος κανενός:
- Οι ομάδες μπορούν να παίρνουν μικρές επιχειρησιακές αποφάσεις, όχι στρατηγικές.
- Αυτές δηλώνονται στα weekly sprints και επικυρώνονται από τον manager.
Αυτό κάνει τη λειτουργία πιο γρήγορη και ευέλικτη, αλλά:
- Δεν αλλάζει κανένας ρόλος.
- Δεν μειώνεται η εξουσία των managers.
Εισαγωγή RACI για ξεκάθαρους ρόλους σε κάθε έργο
Το agile χρειάζεται σαφήνεια.
Το RACI:
- Δεν αλλάζει τίτλους.
- Μόνο ξεκαθαρίζει ποιος είναι Responsible, Accountable, Consulted, Informed.
Άρα μειώνονται οι συγκρούσεις χωρίς καμία δομική αλλαγή.
Εκπαίδευση managers σε “agile leadership”
Βασικό: οι managers εκπαιδεύονται να ηγούνται ομάδων που κινούνται γρήγορα, χωρίς να φοβούνται ότι χάνουν εξουσία.
Εκπαιδεύονται σε:
- Καθορισμό weekly priorities
- 20’ sprint meetings
- Decision filtering (τι αποφασίζεται πάνω, τι κάτω)
- Αφαίρεση εμποδίων
- Συνεχόμενη ανατροφοδότηση
Έτσι, το agile δεν απειλεί κανέναν.
Πρακτικό Παράδειγμα ΜΜΕ (Μικρές & Μεσαίες Επιχειρήσεις)
Σε μια ΜΜΕ 120 ατόμων:
Σήμερα (ιεραρχικό)
- Διευθυντές → Προϊστάμενοι → Ομάδες
- Μηνιαίες συναντήσεις
- Αργές αποφάσεις
- Πολλά bottlenecks
- Εξάρτηση από “2–3 κλειδιά άτομα”
Με agile, χωρίς αλλαγή ιεραρχίας:
- Κάθε τμήμα έχει 20’ εβδομαδιαίο sprint
- Διευθυντές κάνουν 1 εβδομαδιαίο management sprint
- Υπάρχουν 2–3 task forces για κρίσιμα έργα
- OKRs ανανεώνονται εβδομαδιαία αναλόγως της προόδου και σε σχεση με την συνεισφορά στην επίτευξη των KPIs
- Διευθυντές παραμένουν υπεύθυνοι για απόδοση
Οι θέσεις μένουν ίδιες, αλλά η εταιρεία κινείται 3x πιο γρήγορα και με λιγότερη πίεση.
Συμπέρασμα
Μία ιεραρχική ΜΜΕ μπορεί να γίνει πιο agile χωρίς καμία ανατροπή, εφαρμόζοντας:
- mini sprints
- εβδομαδιαίες προτεραιότητες
- Ξεκάθαρα και διαφανή KPIs και OKRs που οδηγούν τα KPis
- Διατμηματικές ομάδες
- RACI
- empowerment μικρών αποφάσεων
- agile leadership στους managers
Η ιεραρχία παραμένει.
Ο τρόπος δουλειάς αλλάζει.
Η εταιρεία γίνεται πιο γρήγορη, πιο ευέλικτη και πιο αποτελεσματική.
Yiannakis Mouzouris
Strategy and Performance Management
Expert / Business Consultant / Trainer
B.Sc. Mechanical Engineering
M.Sc.Engineering Management, US