To Change or not to Change? This is not the Question! There is Only my Answer: Change or Die!!!

Η αλλαγή είναι μέρος του φυσικού συστήματος και τόσο απαραίτητη σε ατομικό, οργανωσιακό, επιχειρησιακό, κοινωνικό και οικονομικό επίπεδο, που η αποφυγή της παρεμποδίζει την οποιαδήποτε μορφή ανάπτυξης.

Η αλλαγή είναι βέβαια μια πορεία με άγνωστες παραμέτρους σε σχέση με την πεπατημένη, κάτι που δημιουργεί φόβο στον άνθρωπο. Άραγε θα είναι προς το καλύτερο; Θα επιτευχθούν τα επιθυμητά αποτελέσματα; Μήπως με αυτές τις αλλαγές θα τεθεί σε κίνδυνο η εργασία μου, η τα συμφέροντα μου; Οι εμπλεκόμενοι άνθρωποι θα ακολουθήσουν ή θα αντιδράσουν στην αλλαγή;

Το μεγαλύτερο εμπόδιο στην αλλαγή βέβαια είναι ο φορέας αλλαγής που πάντα είναι ο άνθρωπος ο οποίος επειδή είναι εθισμένος στις παλιές συνήθειες, αντιστέκεται στις απαραίτητες αλλαγές.

Παρομοιάζω τις συνήθειες του ανθρώπου όπως ένα ελατήριο. Όταν αρχίζουν μια αλλαγή είναι όπως τον εφελκυσμό (τράβηγμα του ελατηρίου). Αν το αφήσεις (το ελατήριο), θα επανέλθει στην αρχική του κατάσταση.

Οι αλλαγές ανάλογα της φύσης της έκτασης και της πολυπλοκότητας τους χρειάζονται χρόνο, επιμονή και διαχείριση προβλημάτων που θα προκύψουν κυρίως με τις αρνητικές αντιδράσεις των ανθρώπων που εμπλέκονται και επηρεάζονται έμμεσα ή άμεσα.

Πολλοί άνθρωποι και οργανισμοί δηλώνουν ότι δοκίμασαν να αλλάξουν κάποια πράγματα χωρίς επιτυχία.

Οι βασικότεροι λόγοι για αυτό είναι δύο:

Πρώτον: Δεν έχουν επιμηκύνει το ελατήριο πέραν του σημείου εφελκυσμού του έτσι ώστε να παραμορφωθεί.

Δεύτερον: Λειτουργεί ο Νόμος του Murphy (Η αυτοεκπληρούμενη προφητεία) που επηρεάζει σημαντικά και ενισχύει τον πρώτο λόγο. Δηλαδή αν ο φορέας της αλλαγής δεν πιστεύει ευθύς εξ’ υπαρχής στα αποτελέσματα της αλλαγής και δεν είναι προετοιμασμένος κατάλληλα για να αντιμετωπίσει τις δυσκολίες που θα συναντήσει, τότε αντί να εστιάζει στην επιτυχία, συνειδητά ή ασυνείδητα εστιάζει στην αποτυχία. Έτσι στο τέλος αφού αποτύχει η προσπάθεια, ο φορέας αυτοεκπληρώνεται. «Σας το έλεγα εγώ! Δεν θα πετύχεις».

Πολλές φορές στην καριέρα μου έχω ακούσει άτομα, ομάδες, επιχειρήσεις να λένε: «Μα αφού πάω καλά» ή «είμαι ευχαριστημένος όπως είμαι», γιατί να αλλάζω;

Το 1986 τότε φοιτητής στις Η.Π.Α είχα παρακολουθήσει ένα συνέδριο Αμερικανικών Επιχειρηματιών στο οποίο ήταν προσκεκλημένος ομιλητής, ο τότε Πρόεδρος της Αυτοκρατορίας της National Panasonic, του μεγαλύτερου Οργανισμού στο κόσμο. Μετά την ομιλία του, ανακοίνωσε στους άναυδους παρευρισκόμενους και δημοσιογράφους ότι στην National Panasonic ετοίμαζαν μεγάλες αλλαγές! Στην ερώτηση ενός δημοσιογράφου, που συνήλθε πιο γρήγορα από το σοκ, γιατί θέλετε να αλλάξετε αφού η National Panasonic είναι Νο 1 στον κόσμο; Αυτός απάντησε: «Ο λόγος που είμαστε τόσο καλοί είναι γιατί αναγνωρίζουμε συνέχεια την ανάγκη να αλλάζουμε».

Πρακτικά και σε επίπεδο Διοίκησης (τεχνοκρατικά), οι αλλαγές σε επιχειρήσεις δεν επιτυγχάνουν πολλές φορές, λόγω του γεγονότος ότι οι φορείς της αλλαγής δεν αντιλαμβάνονται ότι ο σχεδιασμός και η υλοποίηση μιας αλλαγής περνά από 8 συγκεκριμένες φάσεις οι οποίες προϋποθέτουν συγκεκριμένους χειρισμούς.

Φάση 1: Δημιουργία πλαισίου μέσα στο ποίο όλο το προσωπικό σε όλες της βαθμίδες να αναγνωρίσουν την ανάγκη για αλλαγή.

Δυστυχώς στις πλείστες των Επιχειρήσεων συμβαίνουν δύο πράγματα:

Όλο το προσωπικό έχει «μεγαλώσει» μέσα στην επιχείρηση σε συνθήκες ευμάρειας. Τα μηνύματα που στέλνονται διαχρονικά άμεσα ή έμμεσα είναι ότι λίγο η πολύ όλα πάνε καλά.

Το προσωπικό διαχρονικά δεν λαμβάνει πληροφορίες αναφορικά με τις πραγματικότητες ενός Οργανισμού του τομέα του, την εργασίας του ή ακόμα για κρίσεις που αντιμετωπίζονται.

Επομένως, πως θα ζητήσει την εμπλοκή κάποιου σε μια προσπάθεια αλλαγής, όταν το άτομο αυτό δεν αναγνωρίζει την ανάγκη για κάτι τέτοιο, ιδιαίτερα δε αν η εμπλοκή του εξ’ υπακούει μεγαλύτερη προσπάθεια στην εργασία από αυτή που σήμερα αναλαμβάνει;

Φάση 2: Πριν την εφαρμογή του σχεδίου αλλαγής, θα πρέπει ο φορέας να δημιουργήσει συμμαχίες εντός του Οργανισμού σε όλα τα επίπεδα της ιεραρχίας.

Πρέπει δηλαδή να πείσει η καλύτερα να εμπνεύσει άλλα άτομα για την ωφελιμότητα της αλλαγής. Αυτά τα άτομα θα πρέπει να προέρχονται από όλα τα επίπεδα (Διοικητικό Συμβούλιο, Διοίκηση, άλλα επίπεδα εργαζομένων).

Τα άτομα αυτά, το καθένα στο επίπεδο που θα ενεργεί καταλυτικά μεταξύ των συναδέλφων στο ίδιο επίπεδο εκεί και όπου θα παρουσιάζονται δυσκολίες, προβλήματα, πτώση ηθικού κλπ.

Αυτή η φάση είναι ίσως η σημαντικότερη και η πρώτη κατά σειρά προτεραιότητας που θα πρέπει να υλοποιηθεί σε μεγάλο βαθμό πριν την υλοποίηση οποιασδήποτε άλλης φάσης.

Φάση 3: Η δημιουργία ενός Οράματος της αλλαγής. Δηλαδή, η εικόνα της κατεύθυνσης και του επιθυμητού αποτελέσματος της αλλαγής.

Είναι αποδεδειγμένο ότι το Όραμα βοηθά τους ανθρώπους να εστιάζουν έτσι ώστε οι προσπάθειες τους να συγκεντρώνονται προς αυτή την κατεύθυνση.

Επιπρόσθετα, το Όραμα βοηθά τους ανθρώπους να επανασυνδέονται με τον Στρατηγικό στόχο όταν του παρουσιάζονται προβλήματα στην πορεία.

Φάση 4: Η μετάδοση του Οράματος αλλαγής.

Η μετάδοση του Οράματος δεν γίνεται με ανακοινώσεις, συναντήσεις, ή με τοιχοκόλληση στους τοίχους των γραφείων της επιχείρησης και στους Πίνακες Ανακοινώσεων.

Κατ’ αρχάς διευκρινίζεται ότι μετάδοση είναι η προσπάθεια να γίνει πλήρως κατανοητό το Όραμα σε όλους και να διατηρείται επίκαιρο.

Αυτό σημαίνει ότι η μετάδοση είναι μια συνεχή, καθ όλη την διάρκεια της αλλαγής διεργασία με συμβατές αλλά και καινοτόμες μεθόδους έτσι ώστε το Όραμα ή μέρος αυτού να μεταδίδεται ή / και να μεταφράζεται κάτω από διαφορετικές καταστάσεις που παρουσιάζονται στην πορεία της αλλαγής.

Φάση 5: Απαλλαγή Εμποδίων σε πολιτικές, συστήματα, διαδικασίες που είναι αντίθετα με την φιλοσοφία της αλλαγής και κατ΄ επέκταση παρεμποδίζουν τους ανθρώπους να προχωρούν ανεμπόδιστα.

Αυτό περιλαμβάνει την απλοποίηση γραφειοκρατικών και οργανωτικών συστημάτων και την ενθάρρυνση ανάληψης πρωτοβουλιών και ανάπτυξης καινοτόμων ιδεών.

Φάση 6: Δημιουργία πλαισίου αναγνώρισης βραχυπρόθεσμων αποτελεσμάτων.

Πολλές αλλαγές στοιχείων σε μεσοπρόθεσμα ή ακόμα και μακροπρόθεσμα αποτελέσματα.

Σε βάθος χρόνου οι άνθρωποι έχουν την τάση να αποθαρρύνονται, να κουράζονται και κατ΄ επέκταση να χάνουν την προσήλωση τους στο Όραμα της αλλαγής όταν τα αποτελέσματα, έστω και μικρά σε βραχυπρόθεσμο ορίζοντα, δεν είναι ορατά.

Χρειάζεται να δημιουργηθεί ένα σύστημα μέτρησης και πληροφόρησης του προσωπικού για τα αποτελέσματα της αλλαγής σε σύντομα και τακτά χρονικά διαστήματα έτσι ώστε να διατηρείται το ενδιαφέρον σε ψηλά επίπεδα.

Φάση 7: Αξιοποίηση και ενδυνάμωση των δομών και των ανθρώπων που έχουν διαφανεί ότι μπορούν να υλοποιήσουν τον μετασχηματισμό και απαλλαγή των δομών, συστημάτων, ανθρώπων που «πολεμούν» την αλλαγή.

Κατά την διάρκεια της αλλαγής θα διαφανούν τα συστήματα και πολύ περισσότερο οι άνθρωποι που έχουν τις δυνατότητες να συνεισφέρουν σημαντικά στα σχέδια υλοποίησης της αλλαγής.

Η ενίσχυση των συστημάτων και των ανθρώπων αυτών και η παράλληλη απομάκρυνση των αντιστοίχων που αντιβαίνουν της αλλαγής είναι εκ των ουκ άνευ.

Φάση 8: Η παγίωση της αλλαγής. Είναι το σημείο που θα χρειαστεί να τραβήξουμε το ελατήριο πέραν του σημείου εφελκυσμού του έτσι ώστε να παραμορφωθεί και να παραμείνει στο σημείο επιμήκυνσης του.

Είναι η προσπάθεια που πρέπει να καταβληθεί έτσι ώστε η αλλαγή (δομές, συστήματα, οργανώσεις, πολιτικές, άνθρωποι, διεργασίες) να παγιωθούν και να αποτελέσουν την νέα κατάσταση πραγμάτων.

Είναι το σημείο κατά το οποίο οι οποιεσδήποτε προγενέστερες καταστάσεις θα απομακρυνθούν παρ’ αυτά και την θέση τους θα πάρουν νέες καταστάσεις πραγμάτων.

Την περίοδο τη διανύει η Κύπρος, οι αλλαγές που απαιτούνται είναι τεράστιες σε όλες τις δομές και σε όλα τα επίπεδα. Στις επιχειρήσεις είναι εκ των ουκ άνευ.

Είμαι σίγουρος ότι γνωρίζουμε τις αλλαγές που πρέπει να γίνουν.

Είναι βέβαιος ότι αν επιχειρήσουμε τις αλλαγές θα κερδίσουμε το στοίχημα.

Δεν είμαι σίγουρος αν είμαστε έτοιμοι!

Γιαννάκης Μουζούρης

Conicon Ltd

www.conicontraining.com